Handmatig euro’s tellen in hotels? Niet meer nodig!

Meer efficiency en tijdwinst zou het credo moeten zijn

Het automatiseren van de contante geldverwerking? “Dat is een no-brainer”, vindt Floris Licht, General Manager van DoubleTree by Hilton Amsterdam Centraal Station. “Waarom zou je handmatig tellen? Het is 2022. Bijna 2023.”

Het uitzicht vanuit de SkyLounge op de elfde verdieping is prachtig. Gasten kijken uit over de bruisende binnenstad van Amsterdam, het Centraal Station en het IJ. Het Oosterdokseiland is de ideale plek om te verblijven voor zowel business als pleasure. “We hebben 557 kamers, veertien vergaderzalen, een Lobby Bar en Sky-Lounge”, vertelt General Manager Floris Licht. “Ook de Starbucks en Eastwood Beer & Grill zijn van ons. Het is een dynamisch operatie, ook voor wat betreft de verwerking van contant geld.”

“Medewerkers vroegen weleens: kunnen we cash niet weghalen uit het hotel? Het was een wirwar van geld en processen”, vertelt Kimberley Klaren, Assistant Front of House Manager. “Maar veel van onze gasten, vooral uit het buitenland, betalen nog altijd contant. Daarom gingen we op zoek naar een manier om de geldverwerking efficiënter en veiliger te doen.”

 Het DoubleTree by Hilton Amsterdam Centraal Station koos voor de Cikam Easy Cash MDX. Bij dit backoffice systeem kunnen medewerkers zelf hun kassalades ophalen en afstorten. ‘”Voor ons team is het veel makkelijker”, aldus Klaren. “En onze gasten kunnen kiezen hoe ze willen betalen.”

Dankzij het Cikam systeem zijn veel tijdrovende processen weggevallen. “Op een dag hebben we 25 floats; van receptie tot Starbucks. Dat zijn 25 kassa’s die voorheen met twee collega’s moesten worden geteld, in verband met het vierogenprincipe”, aldus Licht, die op zijn vorige werkplek – het Novotel Amsterdam Schiphol Airport – ook al werkte met een Cikam systeem. “Nu is het een kwestie van afstorten in het systeem en klaar.”

“Ook moesten wij als Duty Manager twee keer per dag de gehele kluis tellen, omdat er zoveel kassa’s in en uit gingen”, vult Klaren aan. “Daar waren we dagelijks minimaal twee uur mee bezig. En als er iets niet klopte, duurde het nog langer. Ook met wisselen waren we soms wel een kwartier bezig; geld uit de kluis halen, tellen, formulier invullen. Nu kunnen medewerkers zelf wisselen bij het systeem. Bijvoorbeeld als de munten van twee euro op zijn. Ze stoppen er een biljet van vijftig euro in – en een minuut later zijn ze weer vertrokken met de munten.”

Veiligheid is voor Floris Licht eveneens een belangrijk argument. “Onze medewerkers kunnen niet bij het geld; dat zit veilig in een gesloten systeem. Een bijkomstig voordeel: we hebben per week minder ritjes van Brink’s nodig. Voorheen lag er geld in de kluis te wachten om geteld te worden, terwijl een vrachtwagen nieuw geld kwam brengen dat de Front Office nodig had. Dan heb je – onnodig – te veel cash in je pand, omdat het geld te langzaam door je business gaat.”

Dankzij de Cikam Easy Cash MDX circuleert het contante geld sneller, zonder dat er handmatig tellen aan te pas komt. “Dat scheelt zo’n acht tot tien uur per dag”, aldus Klaren. “De collega’s zijn ook heel blij met het systeem. Voorheen moesten ze na hun dienst de kassa nog tellen. Nu is het afstorten – en je kunt naar huis. Het is heel fijn dat we medewerkers op tijd naar huis kunnen laten gaan.”

“Het heeft veel gedaan voor de teammotivatie en het werkplezier”, aldus Licht. “Dat is iets waar we voorheen niet bij stil hadden gestaan.”

Ziet hij automatische geldverwerking als een must binnen de hotellerie? “Voor mij is het een no-brainer. Het zorgt voor een mix van veiligheid, efficiëntie en verhoogde medewerkers-tevredenheid. Als je elke dag geld zit te tellen, gaan mensen zich afvragen: hier zijn toch systemen voor? Het is 2022. Bijna 2023.”