‘We blijven processen automatiseren’

Cateraar Hutten wil bijdragen aan het geluk van mensen. Met culinair ambacht en oprechte gastvrijheid. Alle bedrijfsprocessen moeten ondersteunend zijn aan die missie. Door de ERP-software van AFAS als het centrale systeem te gebruiken heeft de organisatie op dat gebied grote stappen gezet.

Medewerkers heten bij Hutten ‘samenwerkers’. Het bedrijf is opgericht om mensen gelukkig te maken. Niet alleen pdrachtgevers, gasten en patiënten, maar ook de samenleving en natuurlijk de ‘samenwerkers’ zelf. Zij zetten elke dag hun schouders onder het nastreven van hun gezamenlijke visie: samen waarde creëren voor een betere toekomst.

Om dat zo goed mogelijk te doen is het belangrijk dat op de achtergrond alle administratieve bedrijfsprocessen zijn geautomatiseerd in één ERP-systeem. Sinds 2017 brengt Hutten dat onder in AFAS. Demand Manager Tom van der Laan blikt terug op deze verandering. “Voor ons bedrijf was ICT in die periode een noodzakelijk kwaad. Wij zijn heel goed in gastvrijheid, events organiseren en ervoor zorgen dat gasten gezond en lekker eten krijgen. Maar ICT is daar aan de achterkant wel bij nodig. We hadden in die tijd veel applicaties in eigen beheer ontwikkeld. Echt maatwerk.”

Zo was er een landschap ontstaan met maar liefst 80 verschillende applicaties. Van der Laan: “Die applicaties waren veelal verouderd en hadden veel handwerk nodig. Daardoor was onze fundering niet sterk genoeg om groei aan te kunnen. Daarom hebben we een roadmap voor 5 jaar gemaakt: hoe gaan we 80 applicaties met veel maatwerk reduceren naar een minimum zodat er een stabiele fundering ontstaat?”

Met AFAS ging Hutten terug naar één integraal ERP-systeem voor alle administratieve bedrijfsprocessen: van CRM tot financiële boekhouding, van HRM tot recruitment. Van der Laan: “Voor al die primaire processen werkten we met de beste afzonderlijke systemen. In de nieuwe situatie zou het grotere geheel meer opleveren dan de som der delen.”

Wat deze transitie brengt? Van der Laan: “Het brengt onze samenwerkers een hoop gebruiksgemak en snelheid in hun administratieve handelingen. Ze doen veel kernactiviteiten in één en hetzelfde systeem. Voorheen hadden we veel Excel-sheets aan elkaar geknoopt. Dat was inefficiënt en leidde tot verschillende gegevens. Nu hebben we één versie van de waarheid.”

En dat leidt weer tot nieuwe inzichten waarop Hutten gericht kan sturen. Data-analist Caspar van Thiel vertelt: “Werken met AFAS maakt het ons mogelijk om meer en makkelijker data te verzamelen. Die data gebruiken we vervolgens als stuurinformatie. De basis staat, nu kunnen we verder. Datagedreven werken is een van de pijlers in onze IT-strategie.”

Twee van de zes ‘samenwerkers’ van de complete beheerafdeling focussen zich volledig op het beheer en de optimalisatie van AFAS. “Zij werken nauw samen met onze key-users. De key-users vertegenwoordigen een grote achterban en halen het net op met verzoeken voor functioneel beheer.”

Hutten kijkt vooruit. “Zo willen we een slag maken met de instroom en onboarding van nieuw personeel. Hoe boeien en binden we nieuwe medewerkers? Gestroomlijnde HR-processen kunnen daaraan bijdragen. Een ander voorbeeld is dat we ambulante medewerkers nog sneller aan ons willen binden. Na het gesprek willen we bij wijze van spreken binnen een uur de getekende overeenkomst hebben, zodat ze morgen al kunnen starten.” 

Een minstens zo grote ambitie is dat AFAS Hutten nog meer gaat helpen een duurzame en inclusieve bedrijfscateraar te zijn. Het bedrijf wil in 2030 klimaatpositief zijn, maakt gezond eten tot een speerpunt en zet zich in voor sociale gelijkheid. “Wij zien kansen om AFAS in te zetten om duurzaamheid in ons eigen bedrijf op een gestandaardiseerde manier te controleren”, vertelt Frank Dobbelsteen, Manager Strategy & Sustainability. “Zo leren we onszelf op dat gebied beter kennen en zien we waar we kunnen verbeteren. Ook op menselijk vlak. Wij vinden het belangrijk dat onze organisatie bestaat uit mensen met verschillende achtergronden, voorkeuren, ideeën en overtuigingen. Duurzaamheid, diversiteit, inclusie: AFAS kan ons als bron van informatie helpen om op die thema’s stappen te zetten. Wat de ambitie ook is, AFAS is de bron die ons daarbij ondersteunt.”