Op een andere manier vergaderen

Bezoekers goede energie en net wat meer meegeven dan ze verwachten van een vergader-, werk- of trainingssessie buiten de deur, hoe doe je dat? Anders dan voorheen, dat sowieso. Anders betekent mensen uit hun vaste patroon halen. Anders dan wat ze kennen van kantoor, waar het vergaderlandschap steeds dynamischer, gevarieerder en informeler is geworden, zeker sinds COVID. Anders is dus echt anders. Meer gericht op het stimuleren van actieve interacties, creativiteit, het creëren van nieuwe inzichten, en mooie momenten die je bijblijven en je verder brengen. Als interieurontwerper, docent in beleving en schrijver van het boek “Nieuwe werkvormen,” geef ik u, als aanbieder van inspirerende vergaderruimtes, hiervoor graag wat tips, geïllustreerd met voorbeelden.

Een congres- of vergaderplek vraagt vandaag de dag om een verscheidenheid aan ruimten en zitgelegenheden, gericht op verschillende doelen. Je moet zowel het ‘fris en helder denken’, het ‘creatief en speels te werk gaan’, het ‘inspireren en verbreden’ als het ‘ontspannen en je kunnen focussen’ faciliteren.

Voor het vrij en fris denken zijn licht, openheid en bewegingsvrijheid belangrijk. Fris tegen iets aankijken vraagt om een frisse omgeving. Rust in het interieur zorgt voor rust in je gedachten. 

Het is bij trainingen, heidesessies en vergaderingen vaak de kunst om jezelf te blijven in de dynamiek van het gezelschap. Het decor kan daarbij helpen. Hotel, congres- en vergaderplek Kapellerput weet heel mooi een gevoel van rust en de juiste ‘mindset’ op te roepen voor verschillende vergader- en trainingsdoeleinden. Architectuur, kunst, designobjecten en maaltijden zijn er heel secuur op elkaar afgestemd. Zo bieden ze ‘Het Huis Van’, een eigen huis met huiskamer en keuken waar je informeel en geheel afgezonderd kunt vergaderen. Het heeft een eigen terras en voordeur, waarachter sloffen uit de jaren ’70 staan. Het gehele huis is voorzien van retrodesignmeubelen, retrobehang en retrokleuren, gecombineerd met hedendaagse stijlvolle aspecten en tinten. Want, als je je thuis voelt, kun je jezelf zijn en praat je vrijer.

Voor innovatiesessies zijn speelse omgevingen ideaal. Innovatie vraagt om speelruimte, om aan de structuur van logica en orde te kunnen ontsnappen. Een ruimte waar het meubilair verplaatsbaar is, waar wanden bekleed en beschreven mogen worden en waar je iets kunt bouwen en verbouwen. Een plek waar je kunt experimenteren, die je je eigen kunt maken en waar je je gedachten kunt visualiseren. Een interessante speelruimte is de centrale trainingsruimte van THNK – School van Creatief Leiderschap in Amsterdam. Echt comfortabel zitten is het in deze ruimte niet. Hier ga je aan de slag. Er staan verrijdbare werkstations waar je staand aan kunt klussen, want als je staat, ben je creatiever. Op de bladen kun je post-its plakken en met markers schrijven. In de laden van dit meubel liggen allerlei hulpmiddelen zoals scharen, lego, stiften, etc. De poefjes waarop je kunt zitten zijn zonder rugleuning en zetten je in een actieve houding, waarbij je niet anders kunt dan aanhaken in de sessie, in het gesprek. ‘Een innovatieve speelplaats, maar niet voor mijn zakelijke klant’, denk je misschien. Maar hier komen wel executives van over de hele wereld, die ongeacht leeftijd of industriesector, de ruimte zich makkelijk eigen maken.

Ik hoor vaak van vergaderlocaties dat ze het papier niet kunnen aanslepen. Er is een toenemende behoefte aan visualisatie. Een beeld, een icoon, een infographic lezen we sneller, makkelijker en onthouden we beter dan tekst. Het visualiseren van een probleem, van een klantenscenario, van een nieuwe situatie geeft een dusdanige voorstelling van het geheel waardoor je het beter kunt beoordelen. Zo kun je sneller en effectiever naar een goed resultaat werken. Ook het plakken van post-its op een bord, ze toelichten, samen bespreken, ordenen en uitwerken, zorgt ervoor dat we beter samenwerken naar een gemeenschappelijk doel toe. Het zorgt voor betrokkenheid, voor het simpel uiteenrafelen van complexe problemen en het helder voor ogen hebben waar je naartoe wilt gaan.

Net even anders dan wat je gewend bent op kantoor dus!