Revenue: De kunst van het budgetteren

Een spot-on budget helpt om je hotelonderneming optimaal te laten presteren en de concurrentie voor te blijven. Maar hoe maak je een solide budget, als onderdeel van het revenue management? Roan van Marrewijk, Head of Revenue Department van IFHG, laat de basiselementen van het budgetteringsproces de revue passeren en deelt zijn ervaringen en tips.

Revenue management zorgt voor het optimaliseren van de inkomsten uit de verkoop van hotelkamers. IFHG maakt voor de klanten het dagelijkse prijsbeleid aan de hand van gegevensanalyse, prijsstrategieën, distributiekanalen en marketing om zo de winstgevendheid te verbeteren. Revenue management en budgettering zijn daarbij logischerwijs met elkaar verbonden. “Budgettering helpt om de jaardoelen qua omzet en kosten te bepalen en te behalen, rekening houdend met de verwachte vraag en het aanbod. Hotels die goed focussen op budgettering presteren beter dan hotels die dat niet doen,” weet Van Marrewijk.

Bij het opstellen vormt het kamerbudget het startpunt. In de meeste gevallen vormt dit het gros van de omzet. “Het kamerbudget bestaat uit vier componenten: bezettingspercentage, aantal overnachtingen, gemiddelde kamerprijs en kameromzet per maand. Andere outlets, zoals restaurant(s), bar en receptie, zijn afhankelijk van het kamerbudget. Hoe meer kamers er worden geboekt, hoe hoger het budget voor deze afdelingen kan zijn. Let op de planning van feestdagen en evenementen want die kunnen zorgen voor een hogere bezettingsgraad en kamerprijs. De hotels in Rotterdam kunnen bijvoorbeeld tijdens het North Sea Jazz festival hogere kamerprijzen inzetten vanwege de exponentieel grotere vraag. Staat het hotel in een toeristische omgeving, hou dan rekening met de drukte tijdens de warmere maanden. Staan er al veel events in het hotel geboekt, neem die dan vast mee in de begroting.”

Nadat dit inzicht is gecreëerd, kunnen er prognoses worden gemaakt. Voor een stabiele basis is het een goede methode om een periode van drie jaar als referentie te nemen, als je deze data tenminste beschikbaar hebt. “Aan een vergelijking van de afgelopen jaren kun je goed zien waar groei of krimp heeft plaatsgevonden. Op deze manier zou je goed kunnen inschatten of het haalbaar is om de resultaten op peil te houden dan wel te verbeteren. Uiteraard wordt het budget bepaald door daarbij directe en indirecte factoren af te wegen.”

Deze stappen vormen de kern van het budgetteringsproces. Wie dit doorlopen heeft en het budget helder in kaart heeft gebracht, is klaar om de prijsstellingen voor volgend jaar uit te werken. 

Natuurlijk valt er over budgetteren nog veel meer te zeggen. Daarom geeft Roan van Marrewijk hierna antwoord op vragen die veel gesteld worden rondom het budgetteringsproces.

“Voor de kleinere city hotels volstaat een maandelijks totaalbudget. Voor grotere hotels of hotels met veel inkomsten uit meetings en events is een gedetailleerder budget nodig. Dat betekent dat per segment de verwachte bezetting, kamerprijs, F&B omzet en andere opbrengsten moeten worden ingeschat.”

“Sommigen hotels maken een jaarbegroting, andere een meerjarenplan. Maar hoe realistisch is dat in een sterk vraag en aanbod gedreven markt? Wij adviseren om niet te ver vooruit te plannen maar wel regelmatig de verwachtingen bij te stellen. Een handige methode is om bij elke maandafsluiting meteen een prognose te maken voor diezelfde maand volgend jaar. Dan heb je in september al een schets van de komende negen maanden volgend jaar en hoef je alleen nog het vierde kwartaal uit te werken en de andere maanden bij te schaven. Zo verdeel je de werklast en ontstaat een meer accuraat budget.”

“Een goede vuistregel: als je zelf het overzicht en de controle over het financiële deel verliest. Wie niet weet hoeveel geld er binnenkomt en uitgaat, en waar het naartoe gaat, loopt het risico fouten te maken of kansen te missen. Het is verstandig om een budgetplan te maken en regelmatig te evalueren. Als je dit zelf niet kunt of wilt, kun je het beste een expert inschakelen.”

“Automatiseringssystemen en technologie kunnen het budgetteringsproces efficiënter en effectiever maken door historische gegevens te gebruiken voor analyses en vergelijkingen tussen verschillende segmenten, seizoenen, feestdagen, evenementen, enzovoort. Bijvoorbeeld, hoeveel meer omzet levert een zaterdag in Maastricht met een André Rieu-concert op dan een zaterdag zonder? Boekhoudsystemen helpen door de kosten inzichtelijk te maken en met de data te kunnen werken.Toch blijft budgetteren uiteindelijk mensenwerk en als zodanig een taak van de revenue manager. Een systeem zal nooit zeggen wat de doelstelling moet zijn maar kan daar wel bij helpen.  

Budgettering blijft een kwestie van verwachtingen, gevoel en strategie, waarbij een menselijke blik onmisbaar is.”

“Deze vraag krijgen wij vaak. Een hotel renoveren is immers een grote investering met veel invloed op het budget. Welke maanden zijn inkomsten-technisch gezien het meest geschikt om te renoveren? Hoe genereert een hotel meer omzet met een upgrade? Of te wel, als er 40.000 euro per kamer wordt geïnvesteerd, welke kamerprijzen kunnen dan worden gevraagd? Het is niet mogelijk om 100% garanties te geven, het blijft een kwestie van inschatten. Maar wij maken gebruik van marktkennis en onze ervaring met andere hotels. Door portfolio’s te vergelijken – uiteraard zonder cijfers te delen – maken wij een gewogen inschatting van wat haalbaar is qua bezetting en omzet.”