Leonardo Hotels ontwikkelt zich voortvarend

Leonardo Hotels ontwikkelt zich voortvarend. De jonge hotelketen, met momenteel 16 hotels in Nederland en België, is onderdeel van de internationale Fattal Hotel Group en heeft de komende jaren ambitieuze groeiplannen. Een uitdagend proces: de diverse business units zoeken de synergie zonder star te worden. Het helpt daarbij dat de overkoepelende systemen goed ingericht zijn. Belangrijk onderdeel is de HRM-software van AFAS. Daarmee is niet alleen tijdrovende administratie geautomatiseerd maar het pakket vergemakkelijkt ook de aansluiting van nieuwe vestigingen.

Leonardo Hotels is een relatief nieuwe naam. De hotelketen is sinds 2018 de opvolger van Apollo Hotels en bedient met nieuw elan haar hotelgasten. Al in 2015 koos het bedrijf, dat in die tijd bestond uit 13 hotels in Nederland, voor AFAS als systeem voor de salarisadministratie en payrolling. “Die keuze kwam destijds al voort uit de groei die we doormaakten,” vertelt HR Director Esther Visser. “Een belangrijke factor was het gemak waarmee we een nieuwe vestiging aan het systeem kunnen toevoegen. Daarnaast was AFAS toen al een koploper in de markt. Het is een Nederlands bedrijf, dat woog ook mee. Een bedrijf dat bovendien niet alleen keihard bezig is met systemen maken maar zich ook inzet voor maatschappelijke doelen. Ook dat menselijke karakter sprak ons aan.”

De behoefte aan een systeem dat HR-processen stroomlijnt en de administratie minimaliseert was met de jaren toegenomen. In de hotels stonden grote archiefkasten met dossiers vol formulieren, van contracten tot documenten over de in- en uitname van kleding. Visser: “Daar waren we echt te groot voor geworden. We waren toe aan overzicht en gemak. Bovendien kwam er een nieuwe privacywet aan om rekening mee te houden. Ook de urenregistratie wilden we professionaliseren. Belangrijk was dat we de koppelingen konden maken met de andere systemen waarmee we werken. We zochten een pakket dat dit allemaal kon bieden en het gebruikersgemak zou vergroten.”

Dat is met AFAS gelukt, zo luidt de conclusie acht jaar later. De mensen die er in de praktijk mee werken kunnen dat het beste toelichten. Robbert Swart bijvoorbeeld, General Manager bij Leonardo Hotel Amsterdam Rembrandtpark. “Het is ontzettend prettig werken met dit systeem,” zegt hij. “Het gebruikersgemak is toegenomen. Neem ons on-boardingsproces. Je staat even stil bij de input, maar verder spreekt alles voor zich. Het is een duidelijk programma waarin veel geclusterd is. Daardoor zijn de Excel-bestanden die we voorheen bij partij A of B moesten aanleveren verleden tijd. Dat scheelt invulwerk en fouten die dan zouden kunnen ontstaan. Ook dossiervorming en -beheer is makkelijker en inzichtelijker geworden. Alles is altijd op één plek beschikbaar en iedereen weet waar hij moet zijn in de portal. We hoeven niemand meer uit te leggen waar een beleidsdocument of loonstrookje zich bevindt. Dat is ook logisch voor mensen die minder computer skills hebben.”

Erik-Jan Bausch, General Manager bij Leonardo Royal Hotel Amsterdam, beaamt dat volmondig. “Ik weet nog dat ik op mijn eerste dag als hoteldirecteur een korte uitleg kreeg over AFAS. Verder was het: ga je gang. Het is een gebruiksvriendelijk systeem, ik was er snel aan gewend. Dat is fijn voor alle managers, want in onze organisatie regelen zij zelf de diverse HR-processen in de hotels. Ze voeren gesprekken met kandidaten, checken referenties, vragen documenten op, besluiten iemand wel of niet aan te nemen en uiteindelijk beoordeelt een collega van HR of de documenten juist zijn. Ze kunnen het contract vervolgens direct genereren en de nieuwe medewerker kan snel aan het werk. Dat hele proces gaat makkelijker met de ondersteuning van het AFAS systeem.”

Werken met AFAS heeft de efficiency en accuratesse binnen de HR-processen in de organisatie van Leonardo Hotels verhoogd, voegt Visser daaraan toe. “De salarisadministratie is met 1,5 fte te doen en de dossiers kloppen.We moeten aan diverse wetgevingen voldoen en daarom vinden er geregeld interne en externe audits plaats. Daarbij leggen we verantwoordingen af die in veel gevallen rechtstreeks uit ons systeem komen. De input moet correct zijn, dus moeten we soms wat onverbiddelijkheid tonen en workflows terugsturen indien deze niet compleet zijn. 

Maar wat vervolgens uit het systeem komt is foutloos. Dat helpt ons in het voldoen aan wetgeving en accountantscontroles.”

Visser weet nog goed dat ze in het verleden maandelijks mailverkeer had voor dossiercontroles over de vraag: wat mist er van welke medewerker? Met haar collega’s was het hard werken om de administratie compleet en correct in het systeem te krijgen. Dat is nu niet meer aan de orde. “Sterker nog: de ‘foutenlijst’ van vroeger hebben we niet eens meer,” zegt Visser. “AFAS staat nog wel als onderwerp op de lijst maar dan gaat het vooral over workflows die we kunnen verbeteren. Dat komt trouwens ook doordat we als team al lang en goed samenwerken.”

De software voor de salarisadministratie en payrolling biedt inzicht en daarmee duidelijkheid voor alle medewerkers. Visser: “Het is met enkele muisklikken helder hoeveel uren een medewerker heeft gewerkt en hoe zijn of haar salaris is opgebouwd. Door de updates die we via het systeem krijgen worden we geregeld geattendeerd op nieuwe ontwikkelingen, zoals stijgende lonen of een nieuwe cao. Momenteel bereiden we ons voor op hoe we moeten voldoen aan de nieuwe wetgeving voor oproepovereenkomsten die in 2025 van kracht wordt.”

Leonardo Hotels heeft vestigingen door het hele land. Het systeem van AFAS zorgt voor eenduidigheid en vergemakkelijkt de samenwerking. “Alle verschillende vestigingen kijken naar dezelfde data. Ook de manier waarop die data gerealiseerd worden is bij elke vestiging identiek. We hebben een documentenportaal waarin documenten te vinden zijn die voor de hele organisatie gelden, van Groningen tot Papendrecht. Zo kunnen we informatie gemakkelijk ketenbreed onder de aandacht brengen.”

Visser wijst erop dat het systeem zelfs in te zetten is voor talentmanagement. “Doordat we een overview hebben, weten we wie waar welke functie heeft. We zien veel voorbijkomen en daardoor ontstaan ook nieuwe ideeën. Wie nu een bepaalde functie vervult, kan wellicht doorgroeien naar een volgende functie die vrijkomt. In onze organisatie zijn er altijd kansen voor een volgende stap, ook omdat we groeiend zijn. Over groeien gesproken: een nieuwe vestiging is eenvoudig aan te sluiten op het systeem. Dat draagt op die manier bij aan soepele uitbreiding. “Dat gaat heel makkelijk. Het is een kwestie van een BV aanmaken, de bedrijfsstructuur kopiëren en je kunt beginnen met de workflow indienst.”

Al deze voordelen maken dat Visser zonder twijfel AFAS zou aanraden aan andere hotelketens die op zoek zijn naar nieuwe HR-software. “Uit ervaring kunnen we zeggen: als je je HR-processen en salarisadministratie wilt optimaliseren en efficiënter en uniform wilt werken, dan is AFAS een goede keuze. Ook omdat je het als groter bedrijf gemakkelijk kunt aansluiten op een uitgebreid ICT-landschap. Wij hebben AFAS gekoppeld aan diverse systemen, zoals urenregistratie, ziekteverzuim en de interne communicatie-app. Het is prettig dat er veel verschillende mogelijkheden zijn.”

Er blijft altijd ruimte voor ontwikkeling van het systeem. Ook bij Leonardo Hotels zijn er wensen met het oog op de toekomst. “We zijn een internationaal bedrijf en hebben de ambitie om meer vestigingen in de Benelux te openen. Op dit moment is AFAS nog niet in België en Luxemburg actief. Het zou fijn zijn als we in die landen met hetzelfde systeem kunnen gaan werken.” Ook de integratie van het ziekteverzuimproces in AFAS is een ambitie. “Dan hebben we alle HR-processen in één systeem en hoeven we voor ziekteverzuim niet meer naar een andere portal. Dat geldt ook voor het recruitmentproces. Dan zit een sollicitant meteen in AFAS als we diegene aannemen.”

En zo zullen er nieuwe succesvolle toevoegingen volgen. De samenwerking tussen Leonardo Hotels en AFAS heeft zich al vaker bewezen. “Het is een mooie wisselwerking,”zegt Visser. “Wij verzorgen een deel van het systeembeheer zelf, maar voor complexere vraagstukken komt er elk kwartaal een consultant van AFAS langs. Dat werkt perfect. We kunnen altijd terugvallen op de kennis van AFAS. Als we iets vragen, krijgen we negen van de tien keer snel een antwoord waarmee we verder kunnen. Ook dat draagt bij aan de prettige samenwerking die we ervaren. We kijken uit naar de toekomstige procesverbeteringen die dit gaat opleveren.”  

Leonardo Hotels Benelux maakt deel uit van de Fattal Hotel Group. Deze hotelketen is in 1998 opgericht door hotelier David Fattal. Hij begon zijn carrière als bellboy met een ambitieuze droom: een sterk portfolio opbouwen van diverse en bijzondere hotels langs de drijfveren: passie voor gastvrijheid, zorg voor de gasten & medewerkers, verantwoordelijkheid en balans tussen professionele ontwikkeling en persoonlijk geluk. Gekenmerkt door dynamische groei, worden 250+ hotels met 47.000+ kamers in 150 bestemmingen en 20 landen gerund in de UK en Ierland, Benelux, Spanje en Portugal, Centraal-Europa en Israël. De merkenfamilie bestaat uit Leonardo Hotels (inclusief Apollo Hotel Amsterdam), Leonardo Royal Hotels, Leonardo Boutique Hotels, NYX Hotels by Leonardo Hotels en Leonardo Limited Edition. Centrale ligging, hoogwaardige kwaliteit, oog voor service en een stijlvol interieurdesign met regionale flair zijn kenmerken van de Leonardo Hotels. In elke vestiging staan medewerkers klaar om met attentie en aandacht voor details het verblijf zo speciaal mogelijk te maken. In de Leonardo Hotels kan iedereen tot rust komen en zich thuis voelen, of het doel van de reis nu zaken of vrije tijd is.