Inrichting vergarderruimtes

Waar hebben zakelijke hotelgebruikers anno 2023 behoefte aan? De visie van E.S.T.I.D.A. op vergader- en meetingruimtes in hotels benadrukt het belang van flexibiliteit, inspiratie en comfort. Ruth van Toledo, Director of design & development: “Het hotel moet een uitnodigende omgeving creëren, waarin gasten zich vrij voelen en productief kunnen zijn.”

Wanneer E.S.T.I.D.A een totaalconcept ontwerpt maakt vergaderruimte hier vaak deel van uit. Dit is voor leisure hotels steeds vaker een prioriteit. “In de branche is te zien dat het verschil tussen leisure en business steeds meer vervaagt. Als bedrijven ‘op locatie’ gaan werken, zijn zij op zoek naar de luxe en sfeer die een leisure gast ervaart. Ook is meer behoefte aan een bijzondere plek, met een huiselijke uitstraling. De truc voor hotels is om iets te bieden dat anders is.” 

Volgens Van Toledo groeien de verschillende types hotels naar elkaar toe. “Zo worden zakelijke hotels minder formeel. De tijd van tien zaaltjes met een vergaderopstelling of bioscoopopstelling is voorbij. In plaats daarvan ontstaan ruimtes waarin mensen op verschillende manieren kunnen werken, bijvoorbeeld een kamer specifiek om te kunnen scrummen. Mensen werken, zeker sinds de coronatijd, op een andere manier, dus is er behoefte aan minder formele werklocaties.”

Wat is er nodig om zakelijke gebruikers te trekken? “Het gaat om het bieden van verschillende mogelijkheden, bijvoorbeeld door van specifieke ruimten te creëren. Bij Carlton President hebben wij naast de meeting rooms ook een knalrode pressure cooker kamer gerealiseerd, om snelle beslissingen in te maken. Een ruimte met een atypische huiskameruitstraling is ook erg gewild bij bedrijven.” Niet voor elk hotel is dit haalbaar. “Kleinere hotels kunnen met minder ruimte meer bereiken door een blend van functionaliteiten. In een informele vergaderruimte kan ook private dining plaatsvinden.” 

Welke basis is noodzakelijk voor een goede zakelijke ruimte? “Lekkere koffie, totaalbeleving en service,” lacht de designer. “Een goed whiteboard, de juiste akoestiek en goede verlichting zijn essentieel. Als bedrijven extern gaan werken, dan moeten de vergaderfaciliteiten goed of beter zijn dan in eigen huis.” De meubels moeten aan extra hoge eisen voldoen. “Veel ruimtes worden op een dynamische manier gebruikt, dus het is belangrijk dat stoelen en tafels tegen een stootje kunnen en bijvoorbeeld stapelbaar of opklapbaar zijn. Daarnaast is zitcomfort van groot belang, aangezien vergaderingen vaak uren duren.” 

Als voorvechter van het totaalconcept stimuleert E.S.T.I.D.A dat ook de zakelijke ruimte hierin wordt meegenomen. “De aankleding van vergaderzalen mag best een statement maken, zolang het inspireert, maar niet afleidt. In een break-outruimte is weer meer mogelijk. In deze ruimtes wil je voor verschillende mogelijkheden zorgen, om iets te eten of drinken te pakken en om te zitten of staan waar de gebruiker maar wil. Samen, of even afgezonderd. Op die manier kun je als hotel zorgen dat voor iedereen een plek is.”

Een project waar E.S.T.I.D.A trots op is, is het Hotel Carlton President in Utrecht. “Dit vergaderhotel ontvangt ook veel leisure gasten. Vanwege de locatie hebben we het concept vrij gebaseerd op Urban Nature. De opdracht was om het bestaand hotel zo in te richten dat het een moderne, uitgesproken uitstraling kreeg, waar gasten uitgedaagd werden om creatief te vergaderen.” Opvallend in het nieuwe hotelinterieur zijn de grote kleurvlakken en het consequente kleurgebruik in ruimtes. Terugkerende elementen zijn de botanische prints, geometrische vormen en grafische elementen. “In dit hotel hebben wij boardrooms, informele brainstormrooms en een livingroom opgeleverd. De begane grond is eigenlijk de huiskamer van het hotel, waar ook vergaderd kan worden.” 

Châteauform Landhuis Mariënheuvel is een hotel dat zich puur op zakelijke bezoekers richt. Toch huur je hier geen zaaltje, legt De Toledo uit. “In plaats daarvan mag je er verblijven en in die tijd gebruik maken van alle faciliteiten. Er zijn woonkamers, vergaderruimtes en tal van andere plekken om op een relaxte manier te overleggen. De visie van Châteauform omvat gastvrijheid in de ruimste zin. Alle ruimtes zijn open, overal is eten en drinken aanwezig en iedereen kan nemen waar die behoefte aan heeft. De uitstraling is bijna residentieel, terwijl alles is ingericht op zakelijk gebruik. Zo hebben we metalen strips aangebracht waar dingen aan opgehangen kunnen worden en zitten de whiteboards subtiel verscholen. Alle randvoorwaarden zijn aanwezig.” Het landhuis is een oud klooster en deze sfeer komt terug in het hotel. “Er komen veel internationale bedrijven, dus het doel was om benadrukken dat je je in Nederland bevindt. Het centrumgebouw is losjes op de 17e eeuw gebaseerd, terwijl de jaren-dertigvleugel ook die sfeer ademt. Daarnaast is er een jarenzeventigvleugel. Het gebouw zit vol met spannende plekken.” Ook aan ontspanning is gedacht, want in de kelder bevindt zich een (karaoke)bar. Biertjes tappen de gebruikers zelf. “Na een dag werken kunnen de gebruikers zich terugtrekken in hun kamer. Die zijn bewust eenvoudig gehouden, zonder televisie.”

Ruth van Toledo, projectingenieur bij E.S.T.I.D.A, adviseert om met kerstversiering grote gebaren te maken, in plaats van te focussen op kleine details. “Een hotel is heel anders dan een woonhuis en vraagt om een andere manier van decoreren. Kies daarom voor grote elementen. Versier het plafond bijvoorbeeld met grote ballen in één kleur, in lijn met het eigen concept van het hotel.”