De toekomst ligt in de Cloud

In een tijd waarin technologie en digitalisering een groeiende rol spelen, wordt het belang van een goede IT-omgeving binnen hotels steeds groter. Het is voor hotelmanagers en hoteliers belangrijk om zich bewust te zijn van de mogelijkheden en voordelen die dit biedt. HOTELVAK sprak met Herman Roelofs, Microsoft 365 specialist bij VSA, over de toekomst van hotel-IT.

Al meer dan 25 jaar zorgt VSA ervoor dat IT-oplossingen de hotels optimaal ondersteunen. Het team werkt op locatie en vanuit de servicedesk in Assen 24/7 voor hotelmedewerkers en gasten. Daardoor kan een hotel altijd snel en efficiënt geholpen worden. Als Microsoft 365 specialist heeft Herman de afgelopen jaren veel migratietrajecten succesvol afgerond. “Ik ben nu 3,5 jaar in dienst bij VSA en neem 10 jaar ervaring in ICT mee. Ik heb verschillende projecten gedaan, uiteenlopend van helpdesk tot projectconsultancy. Nu werk ik voornamelijk als uitvoerend projectleider en ben ik gespecialiseerd in Microsoft 365 trajecten. Hierbij ligt de focus op het makkelijker werken in de cloud en het migreren van systemen naar Microsoft 365. Het is daarbij essentieel dat we van tevoren duidelijkheid bieden over wat de klant kan verwachten en hoe we de klant na de oplevering verder ondersteunen. Dankzij deze aanpak krijgen we veel positieve feedback en ervaren klanten de migratie als een soepel proces.”

Een belangrijke ontwikkeling op het gebied van hotel-IT is de verschuiving naar werken in de cloud met behulp van Microsoft 365. “Microsoft Teams wordt steeds populairder en biedt talloze mogelijkheden voor hotels. Naast e-mail en bestandsopslag, kunnen hotels bijvoorbeeld ook werkprocessen, overdrachten en roosters met Microsoft 365 ondersteunen. Het grote voordeel is dat werknemers dan gelijktijdig kunnen samenwerken in bestanden.”

De overstap naar de cloud kan voor sommige hotels nog best spannend lijken, maar volgens Herman ervaren steeds meer hotels de voordelen. “Wat betreft het overstappen naar Microsoft Teams zien we een  twee sporen in de hotels. Vijftig procent van de hotels wil graag aan de slag, terwijl de andere vijftig procent wat terughoudend is. Vooral de angst om gegevens niet meer op de eigen servers te hebben, speelt hierbij een rol. Maar door de juiste uitleg en het creëren van bewustzijn ontstaan er openingen om het gesprek over de cloud aan te gaan. We merken ook dat de nieuwe generatie hotelmanagers, die ermee is opgegroeid, verwacht dat deze technologie er al is.”

VSA werkt met hotels in alle soorten en maten, variërend van kleinere boutique hotels met slechts enkele werkplekken tot grote hotels met honderd of meer werkplekken. “We bieden een breed scala aan migratietrajecten, waarbij er samen met de klant wordt gekeken welke oplossingen het beste aansluiten bij de wensen en behoeften. Het kan dan gaan om volledige trajecten, inclusief templates voor communicatie en hand-outs, zodat iedereen goed geïnformeerd is. Ons doel is om hotels zo min mogelijk hinder te laten ervaren tijdens de migratie.”

Naast een migratie naar Microsoft 365, ziet VSA ook andere wensen en behoeften bij hotels op het gebied van IT. Zo is er een sterke vraag naar real-time samenwerking en eenvoud. “Met Microsoft Teams kunnen hotels gelijktijdig in één bestand werken en ook het werken met bestanden wordt steeds beter ontvangen.” Voor hotels is kostenbesparing altijd een belangrijk punt. De vraag of overstappen naar de cloud voordeliger is, hangt af van de specifieke situatie. “Door de maandelijkse abonnementsvorm kan het financieel aantrekkelijk zijn, maar soms kan ook een combinatie van een server en cloudoplossingen interessant zijn.”

Het gebruik van een op maat gemaakte IT-omgeving met Microsoft 365 als belangrijke speler, biedt hotels de mogelijkheid om efficiënter te werken, real-time samen te werken en kosten te besparen. Hoewel sommige hotels terughoudend zijn, is het belangrijk om de mogelijkheden en voordelen van een goed functionerende IT-omgeving te omarmen. De technologie is er en kan een krachtig instrument zijn om het hotel naar een hoger niveau te tillen.