Toenemende vraag naar meer functionaliteit in basispakket PMS 

In de afgelopen vijftien jaar was er in de wereld van hotelmanagementsoftware een enorme opkomst van allerlei gespecialiseerde apps voor onder meer revenue management, housekeeping en gastencommunicatie. Mede met het oog op de vaak hoge kosten die hiermee gepaard gaan – met name voor individuele hoteliers – is er momenteel echter een ontwikkeling gaande. “Vanuit de hotelmarkt is er een toenemende vraag om weer meer functionaliteit in het basispakket van het PMS te gaan aanbieden “, zegt Head of Sales en Partnerships Krispijn Westerink van VIPS PMS, het bedrijf achter VIPS CloudPMS.

In navolging van de algemene opkomst van apps schoten ook in het hotelwezen de laatste jaren gespecialiseerde apps als paddenstoelen uit de grond. “Upselling in de hotelindustrie is de laatste jaren helemaal hot. Zo zijn er allerlei apps ontwikkeld die de gastbeleving naar een hoger niveau tillen”, vertelt Westerink. “Daardoor zag je dat hoteliers gingen shoppen om zo vaak met meerdere gespecialiseerde app-providers contracten af te sluiten. Grote hotelketens kunnen zich dat gemakkelijk veroorloven, maar voor de gemiddelde hotelier met pakweg zestig kamers en een lager budget ligt dat toch heel anders. Stel dat een PMS maandelijks gemiddeld twaalf euro per hotelkamer kost. Welnu, met een totaaloplossing met allerlei apps van derde partijen kom je al snel tot wel dertig euro per kamer uit. Door dat kostenaspect zie je nu vooral bij individuele hoteliers – goed voor zo’n vijftig procent van alle Nederlandse hotelbedden – een sterke behoefte om te kiezen voor een PMS met een breder basispakket en waardoor je minder hoeft te gaan shoppen in de app store.”

Het in 1988 opgerichte VIPS PMS is gespecialiseerd in een cloud-based property managementsysteem, kortweg PMS. Hiermee is onder meer het beheren van reserveringen, facturatie, gastencommunicaties en revenu management heel eenvoudig. “Met onze cloud-oplossing zijn wij vrij makkelijk in staat om specifieke app-functionaliteiten die nu door externe providers worden aangeboden, weer terug te brengen in het PMS”, aldus Westerink, die benadrukt dat zijn bedrijf hoteliers wel nog steeds de mogelijkheid biedt om te kiezen voor koppelingen met externe partners; voorbeelden zijn nieuwe spelers zoals Runnr.ai voor gastencommunicatie of een CCV voor betalingsverkeer. “En als een hotelier bijvoorbeeld ons PMS wil integreren met een derde partij die een heel uitgebreide housekeeping biedt, dan kan dat natuurlijk. Maar om te voorzien in de behoefte van een individuele hotelier die daarvoor het budget niet heeft, hebben we in het basispakket van ons PMS ook een housekeeping app waarmee die afdeling ook mobiel kan werken.” 

Een illustratief voorbeeld van geïntegreerde software is de meeting- en eventsmodule die volgens Krispijn in 2024 wordt toegevoegd aan de nieuwe versie van VIPS CloudPMS. “Hierdoor wordt het mogelijk om vergaderzalen en evenementen rechtstreeks te boeken via VIPS CloudPMS, zonder de noodzaak van externe partijen. Deze benadering is niet alleen kostenefficiënt, maar biedt ook operationele voordelen doordat hoteliers nu met één systeem kunnen werken.

Met andere woorden: onze oplossing fungeert als centraal aanspreekpunt, inclusief supportdiensten. Deze aanpak komt tegemoet aan de groeiende vraag naar uitgebreide basispakketten en minder zorg voor de hotelier. Dit stelt hem tegelijkertijd in staat om efficiënter te opereren.”

Al met al erkennen hoteliers steeds meer dat ze niet uitsluitend afhankelijk moeten zijn van app stores. De combinatie van een uitgebreid basispakket en gespecialiseerde providers met oplossing in de appstore draagt bij aan kosteneffectief beheer, optimalisatie van de gastenervaring en efficiëntere hoteloperaties. Dit evenwicht tussen interne en externe resources blijkt cruciaal voor het succesvol navigeren door de uitdagingen van kostenbeheer en operationele optimalisatie in de hedendaagse hotelindustrie.”